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英文E_mail寫作(五原則)
(作者:佚名 更新時間:2014/10/2 14:19:34 信息來源:本站原創 點擊:我要投稿

本文簡要介紹了商務英語電子郵件的格式,提出了郵件正文寫作應該遵循的五C原則,即CorrectnessConcisenessCompleteClarityCourtesy原則。

商務英語電子郵件以其方便快捷,在現代商務活動中起著重要作用。商務往來中的電子郵件代表著公司的形象,顯示著公司的水平和實力,直接影響到客戶對公司的評估。所以,商務電子郵件的寫作在業務往來中占據著舉足輕重的地位。據調查,約有88%的互聯網用戶使用電子郵件,而在商務領域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯系公務。隨著全球經濟一體化的發展,商務英語電子郵件的寫作越來越受到重視,本文將著重探討商務英語電子郵件寫作的格式和應遵循的相關原則。

一、商務英語電子郵件的格式

常見的商務英語電子郵件包括以下五部分:

①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結尾句。④禮貌結束語。⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

其中郵件主題應體現郵件主旨,要引人注目、意思明確,最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體,符合商務英語寫作習慣,如不知對方姓名只知頭銜,可用Dear Title作為稱呼,如只知對方姓名不知性別,可用Dear 全名,如郵件為一封通函,則用DearAll作為郵件稱呼;正文應結構清楚,便于閱讀,如正文內容較長,可使用小標題、小段落,或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

二、商務英語電子郵件寫作應遵循的五C原則

商務英語電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則,即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

準確原則

由于商務英語電子郵件涉及的是商務活動雙方的權利、義務關系,其準確性對商務治理與溝通至關重要。具體而言,不僅電子郵件的英語語法、標點符號和拼寫要做到準確無誤,電子郵件內容還要敘述準確,以免引起誤會糾紛。

簡潔原則

簡潔原則是商務英語寫作最重要的原則,指在不影響完整性和禮貌性的前提下,盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復雜的電子郵件既浪費寫的時間,也會給閱讀者帶來不必要的麻煩,故商務英語電子郵件應以簡明扼要為第一要務。

在具體寫作中,商務英語電子郵件呈現出的句法特征是句子結構簡單明了,有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔,語言簡明扼要。

另外,為了節約時間和空間,電子郵件中可使用縮略語,如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P“C表示piece,L“C表示LetterofCredit,FOB表示FreeonBoard。

例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.

例2 Price:FOB Shanghai USD 96“PC.

例3 Hope you can accept it.

例1中的兩個單句具有明顯的因果關系,但寫并不使用表達因果關系的連接詞如since、because,這種舍長句、復合句,選短句、簡單句,喜并列、棄從屬的句法特征在商務英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用,例3中不完整句的選擇,反映了與普通商務信函相比,商務電子郵件更傾向于非正式文體,更口化。

完整原則

商務電子郵件內容應力求具體、明確、完整,提供讀者所需要的信息,尤其像盤、詢問貿易條件等需要回函的電子郵件,更需要清楚完整,因為只有包含具體信息的郵件,才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整,可以用5W1H來檢驗,即who,when,where,what,why和how。

清楚原則

商務英語電子郵件的寫作要做到層次清楚,用詞準確。具體表現在:

例1 We will deliver your goods soon.

例2 中significant一詞意為明顯的、不小的,語義模糊,故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快,語義不明確,沒有指出具體的供貨時間,可改為具體的年月日。

禮貌原則

商務英語電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗,買賣雙方應十分注重措辭方式,要婉轉、禮貌,使對方輕易接受。在寫作電子郵件時,可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達觀點,提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers,we could not have quoted for supplies even at that price.

例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.

例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用,緩和了商務談判的語氣,既明確了自己的立場,又使對方的面子免于受損,語氣自然誠懇,禮貌得體,很輕易為對方接受。

三、結語

隨著國際商務活動的不斷擴展,商務英語電子郵件的重要性也日益明顯。同時,電子商務的普及,往往會讓寫忽視商務英語電子郵件應有的規范和格式,難免會出現這樣或那樣的問題。然而準確規范的英文郵件,不僅能反應寫信人的英語及業務水平,還可以體現寫信人為人處事的態度和風格,有助于建立良好的商務關系,最終對達成貿易起到重要的作用。因此,有必要熟悉商務英文電子郵件應有的規范和格式,遵循郵件的寫作原則。


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